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Les Brèves

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24 janvier 2010 7 24 /01 /janvier /2010 13:08
Le comité directeur s’est réuni le vendredi 20 janvier 2010 à 18h au siège du club – Place Luctérius – La Barbacane à Cahors (46).
Présents : ANDISSAC Guy, ARNAUDET Daniel, CHAPOU Jean-Pierre, FAURE Guy, GUEGAN Joseph, JACQUET Daniel, MANGIN Roland, LACAM René, LACOMBE Henri.
Excusé : Louis Faure.

L’ordre du jour étant le projet de la concentration Pâques-en-Quercy 2012 co-organisée par les clubs Cahors Cyclotourisme, Cyclo Marnhac, et U.S. Luzech Cyclotourisme, cette réunion était élargie à des représentants du CODEP et des clubs concernés.
Etaient ainsi présents :
- pour le CODEP : ALZAGA Bernard, DOUCET Alain, BRUEL Robert ;
- pour Cyclo Marnhac : BERGESIO Blaise, BRU Claude, LAFAY Jean-Philippe ;
- pour U.S. Luzech Cyclotourisme : BATTUT Paul, ORSSET Gaston, WUILLEMYNS Didier.
La séance est ouverte par le président Roland MANGIN à 18h.

1 – Cahier des charges de Pâques-en-Quercy 2012 (7-8-9).
  • Hébergement.
  • Les internats cadurciens étant en grande partie utilisés par le tournoi de foot, l’hébergement en camping prend une importance particulière. Les camping-cars (80 à 90 ?) pourront être accueillis sur des parkings mis à disposition. Les tarifs sont fixés par les organisateurs (à titre indicatif, 5€ par jour demandés à Bretenoux en 2009).
    Les possibilités de logement chez l’habitant seront aussi limitées par la concurrence du tournoi de foot.
    Voir pour les gîtes.
    Penser à pouvoir loger avant et après.
  • Restauration.
  • Décider les lieux des repas ; sur le circuit, dans une seule localité, dans plusieurs ? Repas le vendredi soir ?
    Penser à trouver un local (ou des locaux proches) suffisamment grand(s) pour le vin d’honneur suivi du repas gastronomique le dimanche soir.
    La restauration est sous-traitée. Pas les petits-déjeuners.
    A titre indicatif, pour quelques 1300 participants (accompagnants déclarés compris) en 2009, avaient été servis 150 à 200 petits-déjeuners, de 300 à 550 repas selon les jours, du vendredi soir au lundi, avec un pic à 640 pour le repas gastronomique du dimanche soir. Le traiteur avait pris 8 € par repas, 12,50 € pour le repas gastronomique ; il avait prêté les tables et les cafetières, même pour les petits-déjeuners.
Les ravitaillements sont gérés par l’organisation : un par jour, le matin.
  • Inscription et retrait des dossiers : décider du lieu.
  • Prévoir un chapiteau avec parquet.
  • Réservation des infrastructures.
  • Bénévoles : prévoir une centaine sur les trois jours (environ 70 par jour). Il faut être très précis dans la définition des postes.
2 – Etapes à respecter dans la préparation.
  • Le dossier pour obtenir le label fédéral doit être déposé avant fin avril 2010: infrastructures, attestations des municipalités, circuits, budget prévisionnel. Les curiosités touristiques devront être mises en valeur.
  • Les circuits pourront être peaufinés jusqu’à la fin de l’année.
  • La plaquette devra sortir durant le 1er trimestre 2011. Il faut donc y penser dès le début janvier. En prévoir 5000.
3 – Mise en place de l’organisation.
Les trois clubs se rencontrent le mardi 2 février à 18 heures.
Ils rencontrent ensuite les municipalités et la communauté de communes pour savoir ce qu’elles sont prêtes à faire.
Les présidents de club et le CODEP rencontreront à nouveau les politiques pour formaliser par écrit ce que les collectivités prendront en charge.

La séance est levée à 20h15.

A Cahors le 21 janvier 2010,

Le Président
Roland Mangin
Le secrétaire de séance
Guy Andissac

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