Réunion du comité directeur du 20 janvier 2010

Le comité directeur s’est réuni le vendredi 20 janvier 2010 à 18h au siège du club – Place Luctérius – La Barbacane à Cahors (46).
Présents : ANDISSAC Guy, ARNAUDET Daniel, CHAPOU Jean-Pierre, FAURE Guy, GUEGAN Joseph, JACQUET Daniel, MANGIN Roland, LACAM René, LACOMBE Henri.
Excusé : Louis Faure.

L’ordre du jour étant le projet de la concentration Pâques-en-Quercy 2012 co-organisée par les clubs Cahors Cyclotourisme, Cyclo Marnhac, et U.S. Luzech Cyclotourisme, cette réunion était élargie à des représentants du CODEP et des clubs concernés.
Etaient ainsi présents :

- pour le CODEP : ALZAGA Bernard, DOUCET Alain, BRUEL Robert ;
- pour Cyclo Marnhac : BERGESIO Blaise, BRU Claude, LAFAY Jean-Philippe ;
- pour U.S. Luzech Cyclotourisme : BATTUT Paul, ORSSET Gaston, WUILLEMYNS Didier.

La séance est ouverte par le président Roland MANGIN à 18h.

1 – Cahier des charges de Pâques-en-Quercy 2012 (7-8-9).

• Hébergement.
• Les internats cadurciens étant en grande partie utilisés par le tournoi de foot, l’hébergement en camping prend une importance particulière. Les camping-cars (80 à 90 ?) pourront être accueillis sur des parkings mis à disposition. Les tarifs sont fixés par les organisateurs (à titre indicatif, 5€ par jour demandés à Bretenoux en 2009).
  Les possibilités de logement chez l’habitant seront aussi limitées par la concurrence du tournoi de foot.
  Voir pour les gîtes.
  Penser à pouvoir loger avant et après.

• Restauration.
• Décider les lieux des repas ; sur le circuit, dans une seule localité, dans plusieurs ? Repas le vendredi soir ?
  Penser à trouver un local (ou des locaux proches) suffisamment grand(s) pour le vin d’honneur suivi du repas gastronomique le dimanche soir.
  La restauration est sous-traitée. Pas les petits-déjeuners.
  A titre indicatif, pour quelques 1300 participants (accompagnants déclarés compris) en 2009, avaient été servis 150 à 200 petits-déjeuners, de 300 à 550 repas selon les jours, du vendredi soir au lundi, avec un pic à 640 pour le repas gastronomique du dimanche soir. Le traiteur avait pris 8 € par repas, 12,50 € pour le repas gastronomique ; il avait prêté les tables et les cafetières, même pour les petits-déjeuners.
  

• Inscription et retrait des dossiers : décider du lieu.
• Prévoir un chapiteau avec parquet.
• Réservation des infrastructures.
• Bénévoles : prévoir une centaine sur les trois jours (environ 70 par jour). Il faut être très précis dans la définition des postes.

2 – Etapes à respecter dans la préparation.

• Le dossier pour obtenir le label fédéral doit être déposé avant fin avril 2010: infrastructures, attestations des municipalités, circuits, budget prévisionnel. Les curiosités touristiques devront être mises en valeur.
• Les circuits pourront être peaufinés jusqu’à la fin de l’année.
• La plaquette devra sortir durant le 1er trimestre 2011. Il faut donc y penser dès le début janvier. En prévoir 5000.

3 – Mise en place de l’organisation.
La séance est levée à 20h15.

A Cahors le 21 janvier 2010,

Le Président Roland Mangin

Le secrétaire de séance Guy Andissac